Wie is verantwoordelijk voor onoverdraagbare dossiers!?

Dossierbeheer bij ontstentenis
Reeds in juli 2019 heeft VPHuisartsen het onderwerp ‘Dossierbeheer bij ontstentenis’ aangekaart bij diverse partijen. Wie is er verantwoordelijk voor medische dossiers als huisartsenpraktijken door omstandigheden niet overdraagbaar worden en er geen opvolger is die de bewaarplicht overneemt?
Inmiddels is er landelijk al diverse malen overleg geweest met o.a. Zorgverzekeraars Nederland (ZN) en het Ministerie van VWS. Vooral de onderschatting vanuit VWS en ZN baart ons grote zorgen. In de komende jaren zullen steeds meer huisartsen met pensioen gaan en daarbij moeite hebben met opvolging. VPH heeft daarom gemeend met behulp van een gerenommeerd advocatenkantoor een goede juridische onderbouwing te vinden en daarmee partijen te overtuigen actief naar een landelijke oplossing te zoeken.

Groeiend probleem
Naar schatting zweven er nu al tussen de 60- en 80.000 huisartsen dossiers welke niet beheerd worden. Dit aantal zal alleen maar toenemen door het oplopende huisartsentekort en daarmee gebrek aan opvolgers voor huisartsenpraktijken met name in de krimpgebieden.
Een overleden, zieke of gepensioneerde praktijkhouder zonder opvolger is wettelijk verplicht medisch dossiers te beheren tot deze kunnen worden overgedragen. De algemene ervaring is dat 99,9% van de praktijkhouders er alles aan doet om een opvolger te vinden, en daarmee de dossiers, verantwoord over te dragen.
Na het verlopen van de BIG registratie vervalt de toestemming om medische handelingen uit te voeren, de inspectie is vanaf dat moment ook niet meer bevoegd gepensioneerde huisartsen te controleren, maar wettelijk blijft de bewaarplicht wel overeind. De erven van een huisarts of de gepensioneerde huisarts dienen zelf de dossiers actief te beheren en raadpleegbaar te houden. Op dit moment is het dus zo dat een arts eigenlijk niet volledig met pensioen kan gaan als de praktijk geen opvolging heeft. Het is daarom van groot belang voor de huisarts, maar vooral voor de patiënt, dat er een goede oplossing komt voor het beheer van medische dossiers van mensen die (tijdelijk) geen nieuwe huisarts kunnen vinden.
We moeten voorkomen dat dossiers gaan ronddolen en niet overdraagbaar worden. We willen niet naar de situatie dat huisartsen in ruste uit nood dossiers dan maar in de kast of op een externe harde schijf op zolder gaan bewaren. Hiermee zou men namelijk wel aan de wettelijke verplichting voldoen, maar van informatie overdracht of goede vindbaarheid kan geen sprake meer zijn.

Oplossing
Na een ruime periode van overleg is VPHuisartsen er van overtuigd dat er maar één echte goede oplossing kan zijn voor dit groeiende probleem. Een landelijke ICT oplossing of datakluis, waar medische dossiers kunnen worden opgeslagen, actief kunnen blijven voor nieuwe informatie en opvraagbaar worden voor patiënt, nieuwe huisarts en andere zorgverleners. Deze landelijke oplossing wordt door diverse huisartsenverenigingen en software leveranciers omarmd en bovendien zijn er momenteel meerdere organisaties die deze oplossing, met wat ondersteuning, wettelijk vorm zouden kunnen geven.
Daarnaast sluit de landelijke oplossing aan bij de ambitie voor een betere uitwisseling en communicatie tussen zorgverleners.

Onderschatting vanuit VWS en ZN
VPH wil met dit schrijven de aandacht vestigen op een sterk groeiend probleem. Praktijkhouders met het probleem van dossierbeheer bij ontstentenis hebben zich tot voor kort niet gemeld bij zorgverzekeraars of de overheid, maar hebben uit alle macht dit proberen zelf op te lossen, soms met behulp van (regionale) huisartsengroepen. Een systeem waarbij regionale zorggroepen garant staan voor oplossingen, waar VWS en ZN mee sparren, vinden wij verre van realistisch. Een zorggroep is een samenwerking van regionale huisartsen die al onder druk staan door het oplopende tekort. Die paar geknutselde oplossingen waarbij praktijken werden voortgezet door een zorggroep zijn absoluut niet toekomstbestendig. Regionaal dossiers beheren via zorggroepen biedt geen toekomstbestendige oplossing. Het is daarbij niet ondenkbaar dat de patiënt zich niet aan regionale grenzen houdt en naar andere delen van het land verhuisd en het dossier niet eenvoudig mee kan verhuizen.

Gezamenlijk werken aan een oplossing
Op voorhand willen we uiteraard niet pretenderen dat een huisarts in de toekomst totaal geen verantwoording meer zal nemen bij een goede overdracht van medische dossiers. Toch is het verre van realistisch om er vanuit te gaan dat individuele huisartsen of zorggroepen dit groeiende probleem kunnen blijven oplossen. Dat de kleinere groep achterblijvende praktiserende huisartsen opgezadeld wordt met de extra verantwoording of gepensioneerde huisartsen voor langere tijd dure software programma’s en beveiligde lijnen in de lucht moeten houden op het privé adres. Daarnaast wil VPH vooral voorkomen dat de patiënt straks op zoek moet naar een speld in een grote papieren of digitale hooiberg.

Door het maatschappelijke karakter zijn wij van mening dat naast de wettelijke verplichting van de huisarts, de overheid en zorgverzekeraars hun verantwoording moeten nemen en we gezamenlijk moeten werken aan een waterdichte en toekomstig bestendige landelijke oplossing.

In het juridische advies staat helder beschreven dat de overheid hierin een duidelijke rol moet nemen en moet voorkomen dat dossiers gaan zwerven of onvindbaar worden. Daarnaast zijn wij van mening dat zorgverzekeraars een (financiële) verantwoordelijkheid hebben. Voor een patiënt zonder huisarts worden geen inschrijftarieven meer gedeclareerd, maar de zorgverzekeraar behoudt wel de verantwoording voor goede zorgverlening. Door de (tijdelijke) besparing op deze inschrijftarieven blijft er een fors budget beschikbaar wat ten goede van deze patiënten geïnvesteerd moet worden in een toekomstbestendig systeem. Een landelijk systeem welke uitwisseling tussen zorgverleners en toegankelijkheid voor de patiënt direct zal gaan verbeteren. De zorgverzekeraars zullen met deze oplossing in ieder geval kunnen voorkomen dat huisartsen dossiers van hun verzekerden zoek raken voordat het gebrek aan opvolging opgelost kan worden.

Lees hier het volledige juridische advies wat VPHuisartsen heeft laten opstellen en met VWS, ZN en andere partijen heeft gedeeld.